Automatische Rechnungsverarbeitung mit KI

Ausgangslage: zeitintensive, manuelle Rechnungsverarbeitung

Beim Handelsunternehmen Creativer in Tirol wurden eingehende Rechnungen bislang vollständig manuell verarbeitet:

• Ablage der Rechnungen in Papier- oder PDF-Form
• Händische Eingabe in das ERP-System Büro+
• Manuelle Übertragung ins Bankprogramm der Sparkasse
• Ablage in einem Ausgangsordner für die Buchhaltung

Dieser Prozess dauerte im Schnitt 10 Minuten pro Rechnung und war anfällig für Fehler.

Problem: hoher Aufwand und steigendes Fehlerrisiko

Bei rund 15 Rechnungen täglich bedeutete das für die Verwaltung einen wöchentlichen Zeitaufwand von über zwölf Stunden. Wertvolle Arbeitszeit floss in wiederkehrende Routinetätigkeiten. Hinzu kam das Risiko von Übertragungsfehlern, das durch die vielen manuellen Schritte zwangsläufig wuchs.

Messung vorher und nachher: Der KI-Workflow braucht im Schnitt 4 Sekunden, von Hand mindestens 10 Minuten.

Lösung: künstliche Intelligenz übernimmt Routinearbeit

Der gesamte Prozess wurde mit KI-gestützten Workflows automatisiert. Heute reicht es, Rechnungen, egal ob PDF oder Bild, per Computer oder Smartphone in einen Ordner zu legen. Von dort übernehmen zwei KI-Modelle die Analyse: Mistral liest die Rechnung per Texterkennung (OCR) aus, Gemini versteht und strukturiert die Inhalte. Die Erkennungsgenauigkeit liegt bei 98 %.

Liegt die Sicherheit der KI bei einer Rechnung unter einem festgelegten Schwellenwert, entscheidet ein Mensch (Human in the Loop). Ansonsten gibt der Bearbeiter nur noch eine kurze Freigabe („verarbeiten“ oder „verwerfen“). Danach laufen alle Schritte automatisch:

• Erstellung einer Import-Datei für das Bankprogramm der Sparkasse
• Ablage in den internen Systemen
• Automatische Buchung im ERP-System Büro+

Ergebnis: mehr Zeit, weniger Kosten, höhere Qualität

• Zeitersparnis: 10 Minuten pro Rechnung, über 12 Stunden pro Woche
• Kosteneinsparung: mehr als 1.100 € pro Monat
• Qualität: deutlich weniger Fehler bei der Datenübertragung

Creativer konnte den Verwaltungsaufwand spürbar senken und die Mitarbeiter von monotonen Routineaufgaben entlasten. Das System läuft seit Anfang 2025 im Alltag, und das sehr erfolgreich.

Die größte Erkenntnis

Am meisten überrascht hat das Ausmaß der Einsparung. Einzeln wirken ein paar Minuten für das Ablegen oder Buchen einer Rechnung harmlos. Zusammengerechnet steckte in dieser Routine aber ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in der Buchhaltung. Genau solche unscheinbaren, wiederkehrenden Aufgaben sind oft der beste Einstieg in die Automatisierung.

Sie möchten wissen, wie viel Zeit in Ihren Routineprozessen steckt? Schreiben Sie mir.