Dienstagvormittag, 15 Rechnungen im Postfach. Jede wird geöffnet, ins ERP-System getippt, ins Bankprogramm übertragen und abgelegt. Zehn Minuten pro Stück, jeden Tag. So lief es beim Handelsunternehmen Creativer in Tirol, bis ich die Verarbeitung der Eingangsrechnungen automatisiert habe. Heute braucht eine Rechnung rund 4 Sekunden, ein Mensch gibt sie mit einem Klick frei. Das spart über zwölf Stunden Arbeit pro Woche.
Wie es vorher lief
Bei Creativer kamen die Rechnungen als Papier oder PDF. Jede durchlief dieselben Schritte:
- Ablage der Rechnung
- Eingabe von Lieferant, Datum, Betrag und Fälligkeit in das ERP-System Büro+
- Übertragung der Zahlung ins Bankprogramm der Sparkasse
- Ablage in einem Ordner für die Buchhaltung
Das dauerte im Schnitt 10 Minuten pro Rechnung. Bei rund 15 Rechnungen am Tag sind das mehr als zwölf Stunden pro Woche, und jedes Abtippen ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Wie der Workflow heute arbeitet
Heute reicht es, eine Rechnung als PDF oder Foto in einen Ordner zu legen, vom Computer oder vom Smartphone. Den Rest steuert ein Workflow in n8n:
-
Rechnung ablegen
PDF oder Foto, vom Computer oder Smartphone in einen Ordner
-
Mistral liest
Texterkennung (OCR) holt den Text aus der Datei
-
Gemini versteht
Prüft, ob es eine Rechnung ist, und erkennt Lieferant, Datum, Betrag und Fälligkeit
-
Mensch gibt frei
Kurze Freigabe, bei Unsicherheit entscheidet ein Mensch
-
Alles Weitere automatisch
- Import für die Sparkasse
- Buchung in Büro+
- Ablage
-
Pro Rechnung
10 Min. → 4 Sek.
(vergrößern) Im Screenshot sieht man die Bereiche: Neue Dateien kommen aus einem Nextcloud-Ordner. Im roten Bereich lesen die KI-Modelle die Rechnung aus und prüfen die Zahlungsfrist. Im blauen Bereich schreibt der Workflow über Telegram, was er gerade tut, und holt dort die Freigabe ein. Am Ende steht jede Rechnung als Zeile in einer Tabelle, damit nachvollziehbar bleibt, was wann verarbeitet wurde.
Warum zwei KI-Modelle
Die Arbeit ist auf zwei Modelle verteilt, weil es zwei verschiedene Aufgaben sind. Mistral liest per Texterkennung aus, was auf dem Papier steht, auch bei einem schief fotografierten Beleg. Gemini versteht diesen Text: Ist das überhaupt eine Rechnung oder eine Werbung? Wer ist der Lieferant, was ist der Rechnungsbetrag, bis wann muss bezahlt werden? Die Antwort kommt in einer festen Struktur zurück, mit der die nächsten Schritte rechnen können.
Die Erkennungsgenauigkeit liegt bei 98 %. Das klingt hoch, heißt aber auch: Zwei von hundert Rechnungen hätten ohne Kontrolle einen Fehler. Deshalb gibt es den nächsten Schritt.
Der Mensch bleibt im Ablauf
Kein Betrag wird gebucht, ohne dass ein Mensch zugestimmt hat. Ist sich die KI bei einer Rechnung unsicher, liegt ihre Sicherheit also unter einem festgelegten Schwellenwert, entscheidet ein Mensch über die Angaben. In allen anderen Fällen genügt eine kurze Freigabe: „verarbeiten“ oder „verwerfen“.
Das kostet ein paar Sekunden pro Rechnung und macht den Unterschied zwischen einem Werkzeug, dem man vertraut, und einem, das man nach dem ersten Fehler wieder abschaltet. Nach der Freigabe läuft alles automatisch: Der Workflow erstellt die Importdatei für die Sparkasse, bucht in Büro+ und legt die Rechnung ab.
Was es bringt
| Vorher | Mit Workflow | |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | 10 Minuten | rund 4 Sekunden plus Freigabe |
| Zeit pro Woche | über 12 Stunden | wenige Minuten |
| Eingesparte Kosten | über 1.100 € pro Monat | |
| Erkennungsgenauigkeit | 98 % |
Gemessen habe ich vorher und nachher an echten Rechnungen. Der Workflow läuft seit Anfang 2025 im Alltag.
Was ich dabei gelernt habe
Am meisten überrascht hat mich das Ausmaß der Einsparung. Einzeln wirken ein paar Minuten für das Ablegen oder Buchen einer Rechnung harmlos. Zusammengerechnet steckte in dieser Routine ein erheblicher Teil der Arbeitszeit in der Buchhaltung. Solche unscheinbaren, wiederkehrenden Aufgaben sind oft der beste Einstieg in die Automatisierung, besser als das große KI-Projekt.
Wo die Grenzen liegen
- Es braucht einen Weg in Ihre Programme. Der Workflow kann nur dorthin buchen, wo sich Daten per Import oder Schnittstelle übergeben lassen. Bei Büro+ und dem Bankprogramm der Sparkasse ging das. Bei manchen Branchenlösungen muss man das zuerst klären.
- Sonderfälle bleiben Handarbeit. Gutschriften, Teilzahlungen oder Rechnungen, die auf mehrere Kostenstellen verteilt werden müssen, brauchen weiterhin eine Entscheidung von einem Menschen.
- Rechnungen enthalten personenbezogene Daten. Welche Daten an welches KI-Modell gehen und ob dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht, gehört vor den Start geklärt.
- Jemand muss sich kümmern. Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout oder ein Programm seine Schnittstelle, muss der Workflow angepasst werden. Das ist selten, aber es kommt vor.
Und die E-Rechnung?
In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 müssen sie schrittweise auch selbst welche ausstellen. Eine echte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält die Daten bereits maschinenlesbar. Für sie braucht es keine Texterkennung mehr, der Workflow wird einfacher.
PDFs und Fotos verschwinden damit aber nicht über Nacht: Kleinbetragsrechnungen, Belege aus dem Ausland und Lieferanten, die sich Zeit lassen, bleiben noch eine Weile. Ein Workflow, der beides kann, nimmt die Umstellung gelassen.
So fangen Sie an
Zählen Sie eine Woche lang Ihre Eingangsrechnungen und stoppen Sie, wie lange eine im Schnitt dauert, vom Öffnen bis zur Ablage. Rechnungen pro Woche mal Minuten ergibt die Zeit, die heute in der Routine steckt. Liegt das Ergebnis bei mehreren Stunden, lohnt sich ein Blick auf die Automatisierung.
Rechnen Sie selbst: Wie viel Zeit steckt in Ihren Rechnungen?
Annahme: Mit einem Workflow dauert ein Stück rund 20 Sekunden, inklusive kurzer Freigabe durch einen Menschen. Bei Creativer sind es 4 Sekunden für die Verarbeitung plus Freigabe.
Ergebnis im Erstgespräch besprechen 30 Minuten, kostenlos. Ihre Zahlen stehen schon in der Nachricht.
Die ganze Geschichte mit allen Zahlen steht in der Referenz zur automatischen Rechnungsverarbeitung bei Creativer. Wenn Sie einen ähnlichen Workflow für Ihren Betrieb planen: Ich baue Workflows mit n8n für kleine und mittlere Unternehmen.
