Ihr Team schreibt E-Mails mit ChatGPT, fasst Protokolle mit Copilot zusammen oder lässt Claude Angebote vorformulieren. Damit ist Ihr Betrieb nach der KI-Verordnung ein Betreiber von KI-Systemen, und für Betreiber gilt Artikel 4: Sie müssen etwas dafür tun, dass Ihre Leute verstehen, womit sie da arbeiten. Seit dem 27. Juli 2026 gilt dieser Artikel in einer neuen, etwas weicheren Fassung. Die Pflicht ist geblieben. Ein bestimmtes Format, ein Zertifikat oder eine Mindeststundenzahl schreibt sie nicht vor. Eine Schulung, die zu Ihren Werkzeugen passt, und eine kurze Dokumentation reichen in den meisten Betrieben aus.
Was Artikel 4 heute verlangt
Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Gemeint sind die eigenen Beschäftigten und alle, die in Ihrem Auftrag mit den Systemen arbeiten.
Bis Juli 2026 stand dort noch, dass Betriebe nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen müssen. Diese Formulierung hat der sogenannte Digital Omnibus ersetzt, ein Paket, mit dem die EU ihre Digitalgesetze vereinfacht. Die neue Fassung stellt ausdrücklich klar, dass niemand ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren muss. Dafür sollen die EU-Kommission und die Mitgliedstaaten die Unternehmen unterstützen, mit besonderem Blick auf kleine und mittlere Betriebe.
Im Kern heißt das: Sie schulden keinen Erfolg, sondern ein ernsthaftes Bemühen. Wer nichts tut, erfüllt die Pflicht aber auch nach der neuen Fassung nicht.
Wen die Pflicht betrifft
Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung. Für einen Handwerksbetrieb, eine Kanzlei oder ein Büro mit zehn Leuten bedeutet das: Sobald jemand im Team KI-Werkzeuge für die Arbeit verwendet, gilt Artikel 4. Ob die Werkzeuge offiziell eingeführt wurden oder einfach genutzt werden, spielt keine Rolle.
Die Pflicht hängt nicht an der Größe des Betriebs und nicht am Risiko der Anwendung. Die strengen Regeln für Hochrisiko-KI, etwa bei der Bewerberauswahl, sind ein eigenes Thema. Sie wurden mit dem Digital Omnibus verschoben und gelten erst ab Dezember 2027 beziehungsweise August 2028.
Was als KI-Kompetenz gilt
Die Verordnung beschreibt KI-Kompetenz als die Fähigkeiten und das Wissen, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen und Risiken bewusst zu sein. Wie viel davon nötig ist, hängt von der Rolle ab. Wer mit ChatGPT Newsletter entwirft, braucht anderes Wissen als jemand, der KI-Ergebnisse in Angebote oder Buchungen übernimmt.
Diese vier Punkte gehören in jede Schulung, egal welches Werkzeug Ihr Team nutzt:
- Wie Sprachmodelle arbeiten: dass sie überzeugend klingende, aber falsche Antworten erfinden können und warum.
- Welche Daten wohin dürfen: Kundendaten, Personalakten und Verträge gehören nicht in jedes Werkzeug.
- Wie man prüft: Quellen nachschlagen, Zahlen gegenrechnen, Ergebnisse nicht ungelesen weitergeben.
- Wie man gute Aufgaben stellt: Wer genau beschreibt, was er braucht, bekommt brauchbare Ergebnisse und spart Zeit.
An der vhs Wasserburg habe ich seit Herbst 2024 in über 20 Kursen mehr als 130 Menschen KI nähergebracht, von Privatleuten bis zu Mitarbeitenden aus Verwaltung und Büro.
Wie sicher Ihr Team im Alltag ist, zeigen fünf Fälle, wie sie in jedem Büro vorkommen:
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So erfüllen Sie die Pflicht in einem kleinen Betrieb
- Bestandsaufnahme: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge wofür? Eine Liste auf einer Seite genügt.
- Regeln festlegen: Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, wer prüft Ergebnisse? Auch das passt auf eine Seite.
- Schulen: eine Schulung, die genau diese Werkzeuge und Aufgaben behandelt, nicht ein allgemeiner Vortrag über die Zukunft der KI.
- Dokumentieren: wer wann teilgenommen hat und welche Inhalte behandelt wurden. Eine interne Liste reicht, ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben.
- Auffrischen: wenn neue Werkzeuge dazukommen oder neue Leute anfangen.
Was passiert, wenn Sie nichts tun
Die KI-Verordnung nennt für Artikel 4 kein eigenes Bußgeld, wie sie es etwa für verbotene KI-Praktiken tut. Zuständig für die Aufsicht ist in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur, für einige Branchen bleiben Fachbehörden wie die BaFin verantwortlich.
Wichtiger als die Aufsicht ist der Ernstfall. Gibt ein Mitarbeiter vertrauliche Kundendaten in ein KI-Werkzeug ein oder verschickt ein Angebot mit erfundenen Zahlen, steht schnell die Frage im Raum, ob der Betrieb seine Leute darauf vorbereitet hat. Eine dokumentierte Schulung ist dann mehr wert als jede Ausrede.
Was dieser Artikel nicht leistet
Ich bin kein Anwalt, und dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt die Pflicht so, wie sie im Gesetzestext steht und wie ich sie in Schulungen umsetze. Wenn Ihr Betrieb KI in heiklen Bereichen einsetzt, etwa bei Personalentscheidungen, klären Sie die Details mit einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt. Den Wortlaut finden Sie in der KI-Verordnung auf EUR-Lex (öffnet in neuem Tab), Hinweise für Unternehmen beim KI-Service-Desk der Bundesnetzagentur (öffnet in neuem Tab).
So fangen Sie an
Schreiben Sie diese Woche auf, wer in Ihrem Betrieb welches KI-Werkzeug wofür nutzt. Fragen Sie ruhig nach, oft nutzen mehr Leute KI, als die Geschäftsführung weiß. Mit dieser Liste wissen Sie, welche Werkzeuge und Aufgaben eine Schulung abdecken muss.
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