KI im Büro bedeutet heute vor allem eines: weniger leeres Blatt. Ein KI-Assistent wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot entwirft die schwierige E-Mail, fasst das Protokoll zusammen, wertet die Tabelle aus oder übersetzt das Angebot. Sie prüfen, ändern und schicken ab. Das spart bei vielen kleinen Aufgaben jeweils ein paar Minuten, und die summieren sich. Voraussetzung sind ein Firmenkonto und klare Regeln, welche Daten hinein dürfen. Die zehn Aufgaben unten funktionieren mit jedem der großen Werkzeuge.
Zehn Aufgaben zum Abgeben
Zum Stöbern
Zehn Büroaufgaben für KI
Alle Beispiele sind typische Fälle. Filtern Sie nach dem Bereich, der Sie interessiert.
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Korrespondenz · typischer Fall
Die schwierige E-Mail
Eine Absage, eine Reklamation, eine Mahnung: Stichpunkte rein, freundlicher und klarer Entwurf raus. Ton und Länge geben Sie vor.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- kein leeres Blatt
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Korrespondenz · typischer Fall
Antworten auf Standardanfragen
Wiederkehrende Fragen zu Lieferzeiten oder Öffnungszeiten: Ein Projekt mit Ihren Infos liefert passende Antwortentwürfe.
- Aufwand
- einmal einrichten
- Nutzen
- schnellere Antworten
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Organisation · typischer Fall
Protokolle zusammenfassen
Aus Notizen oder einer Aufzeichnung werden Ergebnisse, Aufgaben und Zuständigkeiten. Wer was bis wann, auf einer halben Seite.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- klare Aufgabenliste
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Organisation · typischer Fall
Termine und Abläufe planen
Eine Veranstaltung, ein Umzug, eine Messe: KI erstellt eine Checkliste mit Zeitplan, die Sie anpassen.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- nichts vergessen
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Auswertung · typischer Fall
Lange Dokumente auswerten
Ein Vertrag, eine Ausschreibung, ein Handbuch: die wichtigsten Punkte, Fristen und offenen Fragen in Stichpunkten.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- Überblick in Minuten
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Auswertung · typischer Fall
Tabellen analysieren
Umsätze, Bestellungen, Stunden: KI findet Auffälligkeiten und rechnet nach. Bitten Sie darum, die Rechnung offenzulegen.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- schnelle Antworten auf Fragen
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Korrespondenz · typischer Fall
Übersetzen und vereinfachen
Angebote ins Englische, Fachtexte in verständliche Sprache, Anleitungen in Einfache Sprache als Entwurf.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- mehr Reichweite
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Recherche · typischer Fall
Anbieter vergleichen
Drei Angebote für Software oder Dienstleistungen nebeneinander, mit Preisen, Bedingungen und offenen Fragen.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- bessere Entscheidungen
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Recherche · typischer Fall
Präsentationen vorbereiten
Aus einer Gliederung entstehen Folientexte und eine Struktur. Mit Claude Cowork oder Copilot auch direkt als Foliensatz.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- erster Entwurf in Minuten
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Korrespondenz · typischer Fall
Stellenanzeigen und Texte für die Website
Aus Stichpunkten zur Stelle oder zum Angebot wird ein lesbarer Text im Ton Ihres Hauses.
- Aufwand
- sofort
- Nutzen
- professionelle Texte
Was die zehn gemeinsam haben
Alle Aufgaben liefern einen Entwurf, keine Entscheidung. Sie kennen den Kontext, die KI kennt die Sprache. Deshalb funktioniert die Zusammenarbeit so gut: Die KI nimmt die Fleißarbeit, Sie behalten das Urteil. Bei Zahlen, Namen und rechtlichen Aussagen gilt immer: an der Quelle prüfen.
Drei Regeln für den Alltag
- Firmenkonto statt privat. Bei privaten ChatGPT-Konten ist das Training mit Ihren Eingaben standardmäßig eingeschaltet. In den Business-Tarifen der großen Anbieter nach deren Angaben nicht.
- Daten sparsam. Wo es reicht, ersetzen Sie Namen und Kundennummern durch Platzhalter.
- Gute Anweisungen. Wer schreibt, wer er ist, was er braucht, für wen und wie lang, bekommt brauchbare Ergebnisse.
Eine Vorlage für solche Regeln im Betrieb steht im Artikel KI-Richtlinie für den Betrieb.
Wo KI im Büro nicht hilft
- Bei Entscheidungen über Menschen. Bewerbungen, Beurteilungen, Kündigungen entscheidet ein Mensch.
- Bei Fakten ohne Quelle. KI erfindet manchmal überzeugend klingende Angaben.
- Bei Abläufen, die jeden Tag gleich laufen. Dann ist ein automatischer Workflow besser als jedes Mal eine neue Anweisung.
So fangen Sie an
Nehmen Sie diese Woche eine Aufgabe aus der Liste, die Sie ohnehin erledigen müssen, und machen Sie sie mit KI. Vergleichen Sie Zeit und Ergebnis. Wenn es passt, kommt nächste Woche die zweite dazu. Wer mehr will: Wie Claude selbstständig mit Dateien arbeitet, zeigt der Artikel Claude Cowork.
Wenn Ihr ganzes Team KI sicher im Büro nutzen soll: Meine KI-Schulung für Unternehmen übt genau diese Aufgaben mit Ihren eigenen Werkzeugen.
