In fast jedem Betrieb nutzt inzwischen jemand ChatGPT, Copilot oder Claude, oft ohne dass es jemand geregelt hat. Eine KI-Richtlinie schafft Klarheit auf einer Seite: welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten tabu sind, wer Ergebnisse prüft und an wen man sich bei Fragen wendet. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht. Aber sie ist die einfachste Maßnahme, die Artikel 4 der KI-Verordnung von Betrieben verlangt, und sie verhindert die typischen Fehler, bevor sie passieren. Mit dem Generator unten erstellen Sie in zehn Minuten Ihre eigene Richtlinie mit zwölf Regeln.
Warum eine Richtlinie hilft
Ohne Regeln entscheidet jede Person selbst, was sie in welches Werkzeug eingibt. Die eine kopiert eine Kundenliste in ihr privates ChatGPT-Konto, der andere schickt einen KI-Entwurf ungelesen an einen Kunden. Beides passiert nicht aus böser Absicht, sondern weil niemand gesagt hat, wie es richtig geht.
Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung von Betrieben, die KI beruflich einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten. Seit Juli 2026 gilt der Artikel in einer neuen, etwas weicheren Fassung. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren. Eine Richtlinie plus Schulung ist dafür der naheliegende Weg. Was die Pflicht genau verlangt, steht im Artikel zur KI-Kompetenzpflicht.
Was hineingehört
Eine gute Richtlinie für einen kleinen Betrieb beantwortet sechs Fragen:
- Welche Werkzeuge sind erlaubt, und mit welchem Konto? Das Firmenkonto ist der wichtigste Punkt. Bei ChatGPT ist in den kostenlosen und privaten Tarifen das Training mit Ihren Unterhaltungen standardmäßig eingeschaltet. Bei ChatGPT Business und Enterprise nutzt OpenAI die Daten nach eigenen Angaben standardmäßig nicht zum Training. Ähnlich bei Microsoft 365 Copilot im Firmenkonto.
- Welche Daten sind tabu? Personenbezogene Kundendaten, Personalakten, Gesundheitsdaten, Verträge und Geschäftsgeheimnisse, Passwörter.
- Wer prüft und gibt frei? KI-Ergebnisse sind Entwürfe. Was nach außen geht, liest vorher ein Mensch.
- Was gilt bei Entscheidungen über Menschen? Bewerbungen, Beurteilungen, Kündigungen entscheidet immer ein Mensch.
- Wer ist Ansprechperson? Für Fragen, neue Werkzeuge und Vorfälle.
- Wie wird geschult? Zu Beginn und wenn neue Werkzeuge dazukommen, mit Dokumentation.
Ihre eigene Richtlinie
Wichtig vorab: Ich bin kein Rechtsanwalt und berate nicht rechtlich. Der Generator ist ein kostenloser Service für einen ersten Aufschlag, keine fertige oder geprüfte Richtlinie. Prüfen Sie den Entwurf selbst und lassen Sie ihn bei Bedarf rechtlich prüfen.
Füllen Sie die Felder aus. Die zwölf Regeln entstehen direkt darunter, zum Kopieren oder als Textdatei. Ihre Eingaben verlassen Ihren Browser nicht.
Vorlage zum Mitnehmen
Generator: KI-Richtlinie mit 12 Regeln
Passen Sie die Vorauswahl an Ihren Betrieb an. Leere Felder erscheinen als Platzhalter in eckigen Klammern.
Keine Rechtsberatung. Diese Vorlage ist ein kostenloser Service für einen ersten Entwurf. Ich bin kein Rechtsanwalt und berate nicht rechtlich. Prüfen Sie den Text vor der Verwendung selbst und lassen Sie ihn bei Bedarf von einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt prüfen.
Ihr Entwurf
Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser. Es wird nichts gesendet oder gespeichert. Der Entwurf ist ein unverbindlicher erster Aufschlag, keine Rechtsberatung und ersetzt keine rechtliche Prüfung.
So führen Sie die Richtlinie ein
Eine Richtlinie, die in einer Schublade liegt, regelt nichts. Drei Schritte machen sie wirksam:
- Gemeinsam besprechen. In einer halben Stunde mit dem Team durchgehen, Fragen klären, Beispiele aus dem Alltag sammeln. Oft zeigt sich dabei, dass mehr Leute KI nutzen, als die Geschäftsführung dachte.
- Schulen. Die Regeln wirken erst, wenn alle verstehen, warum sie gelten. Warum erfindet ein Sprachmodell Quellen? Was passiert mit Daten im privaten Konto?
- Dokumentieren und auffrischen. Wer hat wann teilgenommen, wann wurde die Richtlinie zuletzt angepasst? Einmal im Jahr und bei neuen Werkzeugen anschauen.
Was Sie nicht brauchen
- Einen KI-Beauftragten. Die Bundesnetzagentur nennt ihn in ihrem Hinweispapier zur KI-Kompetenz ausdrücklich als nicht erforderlich. Eine Ansprechperson reicht.
- Ein Zertifikat. Weder für die Richtlinie noch für die Schulung.
- Zwanzig Seiten. Für einen Betrieb mit zehn oder fünfzig Leuten reicht eine Seite, die jeder versteht.
Wo die Vorlage an Grenzen stößt
Die Vorlage ist ein unverbindliches Gerüst für typische Büroarbeit und keine Rechtsberatung. Wenn Ihr Betrieb KI in heiklen Bereichen einsetzt, etwa bei Personalentscheidungen, in der Medizin oder bei Krediten, gelten zusätzliche Regeln der KI-Verordnung und des Datenschutzes. Dann gehört die Richtlinie in die Hände von Datenschutzbeauftragten oder Fachanwälten. Hilfreich für den Datenschutzteil ist die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz vom Mai 2024.
So fangen Sie an
Fragen Sie diese Woche im Team, wer welches KI-Werkzeug wofür nutzt. Erstellen Sie dann mit dem Generator den Entwurf, passen Sie die erlaubten Werkzeuge an und besprechen Sie ihn in der nächsten Teamrunde.
Wenn Sie die Richtlinie mit einer Schulung verbinden möchten: Meine KI-Schulung für Unternehmen behandelt genau diese Regeln, mit Übungen aus Ihrem Alltag. Was ein guter Schulungstag enthält, steht im Artikel KI-Schulung für Mitarbeiter.
