Barrierefreie PDFs erstellen: Word, Prüfung, typische Fehler

Ein PDF ist barrierefrei, wenn es auch mit Screenreader, Vergrößerung oder Tastatur nutzbar ist. Dafür braucht es mehr als einen sauberen Ausdruck: Im PDF muss eine Struktur hinterlegt sein, sogenannte Tags, die sagen, was Überschrift, Absatz, Liste, Tabelle und Bild ist und in welcher Reihenfolge gelesen wird. Die gute Nachricht: Wer in Word sauber mit Formatvorlagen arbeitet und beim Export ein Häkchen setzt, hat den größten Teil schon geschafft. Prüfen lässt sich das Ergebnis mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker. Die schlechte Nachricht: Ein eingescanntes Dokument oder ein PDF aus einem Grafikprogramm ohne Struktur lässt sich nachträglich nur mühsam reparieren.

Wann PDFs barrierefrei sein müssen

Für öffentliche Stellen gelten die Regeln zur barrierefreien Informationstechnik, und die schließen Dokumente ein. Für Unternehmen nennt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz PDFs nicht ausdrücklich. Die Verordnung zum Gesetz verlangt aber, dass digitale Informationen, die für die Dienstleistung nötig sind, wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Die europäische Norm EN 301 549 hat ein eigenes Kapitel für Dokumente, die man herunterladen kann. Ein Bestellformular, eine Auftragsbestätigung oder ein Widerrufsformular als PDF fällt deshalb sehr wahrscheinlich darunter. Das ist eine Auslegung, kein Wortlaut des Gesetzes.

Unabhängig davon: Ein Flyer, eine Speisekarte oder eine Preisliste als PDF wird von mehr Menschen gelesen, wenn er barrierefrei ist. Auch am Smartphone.

Der Standard: PDF/UA

PDF/UA steht für „Universal Accessibility“ und ist als ISO 14289 genormt. PDF/UA-1 ist die bekannte Fassung, PDF/UA-2 erschien 2024 und baut auf PDF 2.0 auf. Für den Alltag heißt das: Ein PDF, das PDF/UA erfüllt und keine inhaltlichen Fehler hat, ist eine sehr gute Grundlage.

So erstellen Sie ein barrierefreies PDF aus Word

1. Formatvorlagen nutzen. Überschriften als „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ formatieren, nicht als fett und groß. Listen mit der Listenfunktion, nicht mit Bindestrichen.
2. Alternativtexte setzen. Rechtsklick auf das Bild, Alternativtext bearbeiten. Rein dekorative Bilder als dekorativ markieren. Wie gute Alternativtexte aussehen, steht im Artikel Alternativtexte schreiben.
3. Tabellen einfach halten. Eine Kopfzeile festlegen, keine verbundenen Zellen, keine Tabellen für das Layout.
4. Dokumenteigenschaften pflegen. Einen Titel vergeben und die Sprache des Dokuments richtig einstellen.
5. Die Prüfung von Word laufen lassen. Unter Überprüfen, Barrierefreiheit überprüfen. Die Hinweise gleich beheben.
6. Richtig exportieren. Beim Speichern als PDF unter Optionen das Häkchen bei „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ setzen. Nicht über „Drucken als PDF“ gehen, dabei geht die Struktur verloren.

So prüfen Sie das Ergebnis

Der PDF Accessibility Checker, kurz PAC, ist kostenlos und prüft PDFs gegen PDF/UA und Kriterien der WCAG. Er läuft unter Windows, auf dem Mac über eine virtuelle Maschine. Die aktuelle Fassung heißt PAC 2026 und ist unter pac.pdf-accessibility.org (öffnet in neuem Tab) zu finden. Adobe Acrobat Pro hat ebenfalls eine eingebaute Prüfung.

Beide finden technische Fehler. Ob die Lesereihenfolge sinnvoll ist, ein Alternativtext passt oder eine fett gesetzte Zeile eigentlich eine Überschrift sein müsste, beurteilt nur ein Mensch. Ein schneller Test: Öffnen Sie das PDF, aktivieren Sie die Vorlesefunktion Ihres Readers und hören Sie zu.

Ihre Checkliste

Zum Abhaken

Checkliste: barrierefreies PDF aus Word

Gehen Sie die Punkte bei Ihrem nächsten PDF durch. Der Stand bleibt in Ihrem Browser gespeichert.

0 von 10 Punkte erledigt

1. Punkt 1Überschriften mit Formatvorlagen

   Überschrift 1, 2, 3 in sinnvoller Reihenfolge, keine Ebenen übersprungen.

2. Punkt 2Listen mit der Listenfunktion

   Aufzählungen und Nummerierungen nicht von Hand mit Zeichen gebaut.

3. Punkt 3Alternativtexte für alle informativen Bilder

   Dekorative Bilder als dekorativ markiert.

4. Punkt 4Tabellen mit Kopfzeile, ohne verbundene Zellen

   Keine Tabellen nur für das Layout.

5. Punkt 5Ausreichende Kontraste

   Text mindestens 4,5 zu 1 gegenüber dem Hintergrund.

6. Punkt 6Titel und Sprache in den Dokumenteigenschaften

   Datei, Informationen, Eigenschaften.

7. Punkt 7Prüfung von Word ohne Fehler

   Überprüfen, Barrierefreiheit überprüfen.

8. Punkt 8Export mit Dokumentstrukturtags

   Speichern unter, PDF, Optionen, Häkchen gesetzt.

9. Punkt 9Prüfung mit PAC bestanden

   Oder mit der Prüfung von Acrobat Pro.

10. Punkt 10Einmal vorlesen lassen

    Stimmt die Reihenfolge? Ergeben Links und Überschriften einen Sinn?

Unterstützung anfragen↗ Ihr Stand und die offenen Punkte stehen schon in der Nachricht.

Typische Fehler

• Eingescannte Dokumente. Ein Scan ist ein Bild, kein Text. Ohne Texterkennung und Nacharbeit bleibt er stumm.
• Fett statt Überschrift. Sieht gleich aus, ist für den Screenreader aber nur ein Absatz.
• Textfelder und schwebende Grafiken. Sie geraten in der Lesereihenfolge gern durcheinander.
• Drucken als PDF. Dabei gehen die Tags verloren.
• Formulare zum Ausdrucken. Ein PDF-Formular sollte sich am Bildschirm ausfüllen lassen, mit beschrifteten Feldern.

Wo PDFs an Grenzen stoßen

Für vieles ist eine HTML-Seite die bessere Wahl als ein PDF: Sie passt sich dem Bildschirm an, lässt sich leichter barrierefrei halten und wird von Suchmaschinen besser gefunden. Fragen Sie sich bei jedem PDF, ob der Inhalt nicht besser direkt auf die Website gehört. Komplexe Dokumente wie Geschäftsberichte mit vielen Tabellen und Grafiken brauchen spezialisierte Werkzeuge und Erfahrung.

So fangen Sie an

Nehmen Sie das PDF, das auf Ihrer Website am häufigsten heruntergeladen wird, und prüfen Sie es mit PAC. Wenn es durchfällt, bauen Sie es mit der Checkliste aus der Word-Vorlage neu. Wie Sie die Website selbst testen, steht in den zehn Prüfungen zum Selbermachen.

Wenn Sie Unterstützung bei Website und Dokumenten möchten: Ich prüfe und verbessere Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 und EN 301 549.