In der Verwaltung hilft KI heute vor allem bei Texten und Dokumenten: Schreiben an Bürgerinnen und Bürger entwerfen, Sitzungsvorlagen zusammenfassen, in Vorschriften recherchieren, Bescheide in verständliche Sprache übertragen. Mehrere Länder stellen ihren Verwaltungen dafür eigene KI-Assistenten bereit, Baden-Württemberg mit F13, Bayern mit BayernKI, das auch ausgewählten Kommunen offensteht. Für Gemeinden ist die wichtigste Frage nicht, ob KI hilft, sondern unter welchen Regeln. Personenbezogene Daten, Vertraulichkeit und die Verantwortung für Entscheidungen setzen den Rahmen. In meinen Kursen an der vhs Wasserburg waren auch Mitarbeitende aus Verwaltungen dabei. Zwei Fragen stehen dort im Mittelpunkt: Was darf ich eingeben, und wie prüfe ich das Ergebnis?
Beispiele zum Stöbern
Zum Stöbern
KI in der Verwaltung: acht Beispiele
Zwei Beispiele aus Landesverwaltungen, sechs typische Anwendungsfälle für Gemeinden.
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Landeslösung · Beispiel aus der Verwaltung
F13: der KI-Assistent der Landesverwaltung Baden-Württemberg
Chat, Zusammenfassen von Dokumenten und Recherche in Verwaltungsunterlagen für die Beschäftigten des Landes. Seit Juli 2025 als Open Source verfügbar, das Saarland testet ihn.
- Aufwand
- Landeslösung
- Nutzen
- Assistent mit Verwaltungsbezug
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Landeslösung · Beispiel aus der Verwaltung
BayernKI
Seit Oktober 2024 für die bayerische Landesverwaltung und ausgewählte Kommunen: Chat, Zusammenfassungen, Übersetzungen und Bilder.
- Aufwand
- Landeslösung
- Nutzen
- Assistent mit Datenhaltung im Land
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Bürgerservice · typischer Fall
Bürgeranfragen vorsortieren
Eingehende E-Mails werden nach Thema und Zuständigkeit sortiert, Standardfragen bekommen einen Antwortentwurf.
- Aufwand
- mittel
- Nutzen
- schnellere Antworten
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Bürgerservice · typischer Fall
Bescheide in verständliche Sprache
Ein Entwurf in Einfacher oder Leichter Sprache als Ergänzung zum Bescheid. Die rechtlich maßgebliche Fassung bleibt die geprüfte.
- Aufwand
- gering
- Nutzen
- weniger Rückfragen
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Gremien · typischer Fall
Sitzungsvorlagen zusammenfassen
Lange Vorlagen für Gemeinderat oder Ausschüsse auf die wichtigsten Punkte, Kosten und Beschlussvorschläge verdichten.
- Aufwand
- gering
- Nutzen
- bessere Vorbereitung
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Gremien · typischer Fall
Protokolle aus Notizen
Aus Stichpunkten einer Sitzung wird ein Protokollentwurf mit Beschlüssen und Aufgaben, den die Schriftführung prüft.
- Aufwand
- gering
- Nutzen
- Zeit nach der Sitzung
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Bürgerservice · typischer Fall
Informationen übersetzen
Merkblätter und Aushänge als Entwurf in mehrere Sprachen, damit mehr Menschen sie verstehen.
- Aufwand
- gering
- Nutzen
- mehr Reichweite
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Recherche · typischer Fall
In Satzungen und Vorschriften suchen
Fragen zu eigenen Satzungen und Richtlinien beantworten lassen, mit Verweis auf die Fundstelle zum Nachlesen.
- Aufwand
- mittel
- Nutzen
- schnelle Orientierung
Was für Gemeinden besonders gilt
- Personenbezogene Daten: In der Verwaltung sind sie die Regel, nicht die Ausnahme. Für ihre Verarbeitung mit KI braucht es eine Rechtsgrundlage und einen Vertrag mit dem Anbieter. Eine gute Grundlage ist die Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ der Datenschutzkonferenz, die sich ausdrücklich auch an Behörden richtet.
- Landeslösungen prüfen: Bevor eine Gemeinde selbst ein Werkzeug einkauft, lohnt die Frage, ob das Land ein Angebot bereitstellt. In Bayern gibt es zusätzlich einen KI-Leitfaden für Behörden.
- Entscheidungen bleiben beim Menschen: KI kann einen Bescheid vorbereiten, aber nicht erlassen. Die Verantwortung liegt bei der Sachbearbeitung.
- KI-Kompetenz: Artikel 4 der KI-Verordnung gilt auch für Behörden, die KI einsetzen. Schulung und Dokumentation gehören dazu.
Barrierefreiheit gehört dazu
Für öffentliche Stellen gelten eigene Pflichten zur Barrierefreiheit ihrer Websites. Bei der Grundschule Babensham, deren Träger die Gemeinde ist, habe ich die Website nach der Bayerischen Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung umgesetzt, mit einer Funktion, die jede Seite auf Deutsch, Ukrainisch und Ungarisch vorliest. Wer KI für Texte nutzt, kann Barrierefreiheit gleich mitdenken: verständliche Sprache, gute Struktur, Übersetzungen.
Wo KI in der Verwaltung an Grenzen stößt
- Rechtlich verbindliche Texte: Ein KI-Entwurf ist kein Bescheid. Jede Formulierung mit Rechtswirkung prüft ein Mensch.
- Erfundene Fundstellen: Sprachmodelle nennen manchmal Paragrafen oder Urteile, die es nicht gibt.
- Datenhoheit: Nicht jedes Werkzeug erlaubt eine Datenhaltung, die den Anforderungen einer Behörde genügt.
So fangen Sie an
Klären Sie, welche KI-Angebote Ihr Land bereitstellt, und legen Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten fest, welche Daten hinein dürfen. Dann eine Schulung für die Beschäftigten, die KI nutzen sollen, mit Aufgaben aus dem eigenen Alltag. Eine Vorlage für Regeln steht im Artikel KI-Richtlinie für den Betrieb, sie lässt sich für Behörden anpassen.
Wenn Sie Beschäftigte schulen möchten: Meine KI-Schulung lässt sich auf Aufgaben der Verwaltung zuschneiden, virtuell oder vor Ort.
