In Ihrem Postfach landet eine Rechnung als PDF. Sieht aus wie immer. Im Anhang steckt aber noch eine zweite Datei, oft mit dem Namen „factur-x.xml“. Das ist ZUGFeRD: ein PDF für Menschen und ein Datensatz für Programme in einer Datei. Die XRechnung dagegen kommt nur als Datensatz, ohne Ansicht. Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931, und beide müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 annehmen können. Welches Format Sie selbst ausstellen, hängt vor allem davon ab, wer Ihre Kunden sind. Für Behörden ist die XRechnung der Standard, im Geschäft zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreitet, weil jeder das PDF lesen kann. Wann Sie selbst ausstellen müssen, steht im Artikel E-Rechnung ab 2027.
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch verarbeiten lässt. Entscheidend ist der Datensatz, nicht das Aussehen. Ein normales PDF, ein Foto oder ein Scan ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Das gilt auch, wenn das PDF per E-Mail kommt.
XRechnung: der Datensatz ohne Bild
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag von Bund und Ländern. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 für Deutschland um und kennt zwei technische Schreibweisen, UBL und CII. Für Sie als Anwender macht das keinen Unterschied, solange Ihr Programm beide versteht.
Für Menschen ist der Datensatz kaum lesbar. Das Bundesfinanzministerium schreibt selbst, er sei nicht für die Sichtprüfung mit dem menschlichen Auge geeignet. Zum Lesen braucht es einen Viewer.
Rechnungen an Bundesbehörden müssen seit dem 27. November 2020 als E-Rechnung kommen, im Regelfall als XRechnung. Dafür brauchen Sie die Leitweg-ID der Behörde, eine Art Adresse für das Rechnungssystem. Im Geschäft zwischen Unternehmen ist die Leitweg-ID nicht nötig.
Gültig ist derzeit die Version 3.0, seit dem 1. Februar 2024. Sie bleibt mindestens bis Ende Juli 2027 in Kraft. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
ZUGFeRD: PDF und Datensatz in einer Datei
ZUGFeRD verbindet beides. Die Datei ist ein PDF im Archivformat PDF/A-3, in das ein XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen öffnen das PDF wie gewohnt, Programme lesen die Daten aus. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), gemeinsam mit Frankreich. Dort heißt dasselbe Format Factur-X, technisch sind beide identisch.
Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2, gültig seit dem 1. September 2026. FeRD will künftig etwa halbjährlich neue Versionen veröffentlichen, passend zu den Aktualisierungen der europäischen Codelisten.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Angaben im Datensatz stehen. Nicht alle zählen als E-Rechnung:
| Profil | Was drinsteht | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur wenige Kopfdaten | nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne einzelne Positionen | nein |
| BASIC | Kopfdaten und Positionen in einfacher Form | ja |
| EN 16931 | alle Angaben der europäischen Norm, früher COMFORT | ja |
| EXTENDED | zusätzliche Angaben für Branchen mit Sonderbedarf | ja |
| XRECHNUNG | eine XRechnung im ZUGFeRD-Format | ja |
Das Bundesfinanzministerium lässt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zu, ausdrücklich ohne die Profile MINIMUM und BASIC WL. Wenn Sie ausstellen, ist das Profil EN 16931 eine gute Wahl: vollständig, aber ohne Sonderfelder.
Wenn PDF und Datensatz sich widersprechen
Bei ZUGFeRD kann es vorkommen, dass im PDF etwas anderes steht als im Datensatz. Dann gilt der Datensatz. So steht es im Anwendungserlass zur Umsatzsteuer. Weicht das PDF inhaltlich ab, etwa beim Steuerbetrag, kann es sogar als zweite Rechnung gelten. Und den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem Datensatz.
Das hat eine praktische Folge: Wer nur das PDF ansieht und bucht, prüft womöglich die falschen Zahlen. Das Bundesfinanzministerium empfiehlt deshalb, den Datensatz selbst anzeigen zu lassen.
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So sehen Sie eine E-Rechnung an
Für den Empfang reicht laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen gibt es einen kostenlosen Viewer der Finanzverwaltung: den E-Rechnungsviewer auf elster.de (öffnet in neuem Tab). Er stellt XRechnung und ZUGFeRD lesbar dar. Er zeigt nur an, er erstellt und prüft keine Rechnungen. Daneben gibt es viele kostenlose Viewer privater Anbieter. Das Ministerium empfiehlt keinen bestimmten.
Viele Buchhaltungsprogramme lesen E-Rechnungen inzwischen direkt ein und zeigen sie an. Fragen Sie Ihre Steuerkanzlei, welchen Weg sie bevorzugt.
So erstellen Sie eine E-Rechnung
Ein kostenloses staatliches Programm für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es nicht. Ihre Wege:
- Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm. Die meisten bieten ZUGFeRD oder XRechnung an, manchmal als Zusatzoption. Prüfen Sie, welches Profil erzeugt wird.
- Online-Rechnungsprogramme, teils mit kostenloser Einstiegsstufe.
- Das Portal Ihrer Steuerkanzlei, wenn sie eines anbietet.
- Für Rechnungen an den Bund: die Rechnungseingangsplattform OZG-RE. Nach einer kostenlosen Registrierung können Sie dort eine XRechnung über ein Web-Formular erfassen.
Aufbewahren: den Datensatz, nicht nur das PDF
Bei einer E-Rechnung muss mindestens der Datensatz unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht. Die Frist für Rechnungen beträgt acht Jahre, so steht es in § 14b des Umsatzsteuergesetzes. Ein Archiv, das die XML-Datei mit ablegt, ist deshalb Pflicht, kein Komfort.
Was das für die Automatisierung heißt
Bei Creativer liest ein Workflow in n8n Eingangsrechnungen per Texterkennung und KI aus, rund vier Sekunden statt zehn Minuten pro Rechnung. Mit E-Rechnungen wird das einfacher: Die Daten stehen schon im Datensatz, die Texterkennung entfällt. Ein guter Ablauf erkennt beides, liest XML direkt und schickt PDFs und Fotos weiter durch die Texterkennung. Wie so ein Workflow aussieht, zeigt der Praxisbericht Eingangsrechnungen.
Wo es an Grenzen stößt
Das richtige Format macht eine Rechnung nicht richtig. Auch eine einwandfreie XRechnung kann einen falschen Betrag oder eine falsche Leistung enthalten. Die Prüfung bleibt beim Menschen. Bei Sonderfällen wie Gutschriften, Korrekturen oder Anzahlungen gibt es in der Praxis noch offene Fragen. Die klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
So fangen Sie an
Öffnen Sie die nächste E-Rechnung, die bei Ihnen ankommt, im Viewer auf elster.de und vergleichen Sie Datensatz und PDF. Prüfen Sie dann, ob Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder XRechnung erzeugen kann, und ob Ihr Archiv die XML-Datei mit ablegt.
Wie ein Workflow Rechnungen ausliest und zur Freigabe vorlegt, zeigt der Artikel Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten.
