n8n, Make und Zapier lösen dieselbe Aufgabe: Wenn in einem Programm etwas passiert, erledigen sie die Folgeschritte in anderen Programmen. Der Unterschied liegt in drei Dingen: wie abgerechnet wird, wo die Daten liegen und wie weit Sie gehen können, bevor das Werkzeug an Grenzen stößt. Meine kurze Empfehlung: Zapier für wenige einfache Abläufe, wenn es schnell gehen soll. Make als Mittelweg mit Rechenzentrum in der EU. n8n für Betriebe, die mehr als eine Handvoll Abläufe planen, KI-Schritte einbauen oder ihre Daten im eigenen Haus halten wollen. In meinen Projekten setze ich n8n ein.
Die Kurzantwort
| Zapier | Make | n8n | |
|---|---|---|---|
| Abrechnung | pro erfolgreicher Aktion (Task) | pro Modul-Operation (Credit) | pro Durchlauf des ganzen Workflows |
| Einstieg | kostenlos, 100 Tasks | kostenlos, 1.000 Credits | Cloud ab 20 € im Monat, selbst gehostet ohne Lizenzgebühr |
| Standort der Daten | USA | EU oder USA, wählbar | Cloud in Frankfurt, oder Ihr eigener Server |
| Selbst hosten | nein | nein | ja |
| Fertige Anbindungen | nach eigener Angabe über 9.000 Apps | sehr viele | nach eigener Angabe über 500, dazu jede Schnittstelle direkt |
| Am besten für | wenige, einfache Abläufe | mittlere Abläufe mit Verzweigungen | viele Abläufe, KI-Schritte, eigene Daten |
Stand Oktober 2026, Angaben der Anbieter.
Drei Werkzeuge, ein Prinzip
Jeder Ablauf beginnt mit einem Auslöser: eine neue E-Mail, ein ausgefülltes Formular, eine Uhrzeit. Danach folgen Aktionen, die Daten weitertragen, umformen und verschicken. Zapier nennt das einen Zap, Make ein Szenario, n8n einen Workflow. Gemeint ist dasselbe.
Die Unterschiede zeigen sich, wenn ein Ablauf mehr können soll als „wenn A, dann B“. Zapier ist auf schnelle, gerade Abläufe ausgelegt. Make zeigt Abläufe als Kreise auf einer Fläche und kann gut verzweigen. n8n erlaubt zusätzlich eigenen Code in einzelnen Schritten, ruft jede Schnittstelle direkt auf und lässt sich auf dem eigenen Server betreiben. Dafür ist die Lernkurve etwas steiler.
Was sie kosten, wenn es mehr wird
Am Anfang sind alle drei günstig. Den Unterschied machen die Zählweisen, sobald Abläufe länger werden oder öfter laufen:
- Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als Task. Der Auslöser zählt nicht, Filter und Formatierer auch nicht. Professional beginnt bei 19,99 US-Dollar im Monat für 750 Tasks bei jährlicher Zahlung.
- Make zählt Credits. Jedes Modul, das läuft, verbraucht mindestens einen, der Auslöser eingeschlossen. Liefert der Auslöser zehn neue Einträge auf einmal, laufen die folgenden Module zehnmal. Die bezahlten Tarife beginnen bei rund 9 US-Dollar im Monat für 10.000 Credits.
- n8n zählt Ausführungen. Ein ganzer Durchlauf zählt einmal, egal wie viele Schritte er hat. Die Cloud beginnt bei 20 € im Monat für 2.500 Ausführungen, selbst gehostet fällt keine Lizenzgebühr an.
Probieren Sie es mit Ihrem eigenen Ablauf aus:
Rechnen Sie selbst
Ein Workflow, drei Zählweisen
Ein Auslöser und mehrere Aktionen, zum Beispiel: neue Anfrage im Formular, dann ins CRM eintragen, Angebot vorbereiten, E-Mail schicken, Aufgabe anlegen.
Vereinfachte Rechnung nach den Zählregeln der Anbieter, Stand Oktober 2026. Bei Make kommen Operationen dazu, wenn ein Auslöser mehrere Einträge auf einmal liefert. Bei Zapier zählen Filter und Formatierer nicht mit, fehlgeschlagene Schritte auch nicht.
Werkzeugwahl besprechen Ihre Zahlen stehen schon in der Nachricht.
Der Zähler zeigt nur die Menge, nicht den Preis. Pro Einheit sind Make-Credits viel billiger als Zapier-Tasks. Ein fairer Vergleich rechnet deshalb immer den konkreten Tarif durch. Die Richtung ist aber klar: Je mehr Schritte ein Ablauf hat, desto stärker wirkt die Zählweise von n8n zu Ihren Gunsten.
Datenschutz und Standort
Bei Zapier liegen die Daten in den USA. Eine Option, sie nur in der EU zu verarbeiten, bietet Zapier nicht an. Die Übermittlung stützt Zapier auf das Datenschutzabkommen zwischen EU und USA. Das ist rechtlich möglich, bei sensiblen Daten aber ein Punkt, den Ihr Datenschutzbeauftragter sehen will.
Make betreibt Rechenzentren in der EU und in Nordamerika. Die Region wählen Sie beim Anlegen der Organisation, später lässt sie sich nicht mehr ändern.
n8n speichert die Daten der Cloud in Frankfurt am Main. Zusätzlich lässt sich n8n auf einem eigenen Server betreiben. Was das kostet und was es an Pflege braucht, steht im Artikel n8n selbst hosten oder Cloud.
Bei allen dreien gilt: Sobald ein Ablauf Daten an ein KI-Modell schickt, zählt auch dessen Standort.
KI-Schritte und Agenten
Alle drei Anbieter haben 2025 und 2026 kräftig bei KI nachgelegt. Zapier bietet Zapier Agents mit eigenem Kontingent, Make hat KI-Agenten als Beta im Programm. n8n hat einen eigenen Baustein für KI-Agenten, der Werkzeuge wie Kalender, CRM oder Datenbank selbst auswählt. Einzelne Werkzeugaufrufe lassen sich dort an eine Freigabe durch einen Menschen binden, etwa per Chat oder E-Mail.
In meiner Arbeit ist das der wichtigste Grund für n8n. Bei Creativer lesen Mistral und Gemini Rechnungen aus, und ein Mensch gibt jede Buchung frei. Für die Kampagne von BIM² hat n8n vor jeder von rund 10.000 E-Mails eine Recherche zum Empfänger angestoßen. Solche Abläufe mit vielen Schritten pro Durchlauf wären bei einer Abrechnung pro Schritt deutlich teurer geworden.
Wann ich welches Werkzeug empfehle
Zapier, wenn Sie zwei bis drei einfache Abläufe brauchen, die morgen laufen sollen, und die Daten unkritisch sind. Etwa: neue Formularanfrage in eine Tabelle und eine Nachricht an das Team. Die Zahl der fertigen Anbindungen ist unerreicht. Sobald es mehr wird, steigen die Kosten schnell.
Make, wenn Sie selbst bauen wollen, Verzweigungen brauchen und Wert auf ein Rechenzentrum in der EU legen. Der Editor ist anschaulich und für Einsteiger gut zu lesen.
n8n, wenn Automatisierung bei Ihnen kein Einzelfall bleibt. Also mehr als eine Handvoll Abläufe, KI-Schritte mit Freigabe, Daten, die im Haus bleiben sollen, oder Programme ohne fertige Anbindung. Das ist bei den meisten Betrieben der Fall, mit denen ich arbeite.
Und noch etwas: Das beste Werkzeug ist das, bei dem jemand weiß, wo man nachsieht, wenn es nachts um drei klemmt.
Umsteigen: was mitkommt und was nicht
Einen verlässlichen Import zwischen den Werkzeugen gibt es nicht. Wer wechselt, baut die Abläufe neu. Das klingt nach mehr Arbeit, als es meist ist: Die Logik steht ja schon fest, und einfache Zaps sind in n8n schnell nachgebaut. Aufwendiger sind die Zugangsdaten zu allen angebundenen Programmen, die neu eingerichtet werden müssen.
Mein Rat: Nicht alles auf einmal umziehen. Fangen Sie mit dem Ablauf an, der am meisten Tasks oder Credits verbraucht. Dort spart der Wechsel am schnellsten.
So fangen Sie an
Schreiben Sie Ihre drei wichtigsten Abläufe auf: Auslöser, Zahl der Schritte, wie oft sie im Monat laufen. Tragen Sie die Zahlen oben in den Zähler ein und rechnen Sie danach mit den aktuellen Tarifen der Anbieter. Mit dieser Liste ist die Entscheidung meist in einer halben Stunde gefallen.
Wenn Sie dabei Unterstützung möchten: Ich plane und baue Workflows mit n8n für kleine und mittlere Unternehmen und biete einen eintägigen Workshop für Teams an.
